С 1 января 2021 года Россия переходит на учет трудовой деятельности граждан только в электронном виде, однако уже работающие россияне имеют право решить, какой вариант трудовой книжки вести для себя в дальнейшем — привычный бумажный или электронный.
Выбор предстоит сделать до конца 2020 года, о чем работодатель обязан уведомить сотрудников до 30 июня. „Деловой Бийск“ сравнил оба варианта носителя и выяснил, в чем преимущества каждого.
Достоверно, быстро и удобно
Специалисты Пенсионного фонда уверены, что замена бумажных трудовых книжек на электронную базу данных во многом облегчит нашу жизнь, кроме того, избавит от бюрократических проволочек. К примеру, никто не отменял человеческий фактор — каждый может допустить ошибку, но внести исправления в электронный документ, не оставив при этом следов, гораздо проще, чем в бумажный.
Вадим Застрожнов, начальник управления организации персонифицированного учета отделения Пенсионного фонда РФ по Алтайскому краю:
— К бумажным документам на практике предъявляется много претензий. Во-первых, бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может быть потеряна или испорчена. А процедура ее восстановления достаточно сложная, и есть риск полной утери некоторых данных. Во-вторых, очень много эпизодов мошенничества с книжками, так как бланки находятся в свободном доступе, поэтому так много подделок. Электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета, невозможно подделать, так как всю информацию легко проверить в электронном виде.
Вадим Застрожнов отмечает, что новый формат документа повысит эффективность делопроизводства: позволит вносить правки без затирания ошибочных записей и ускорит документооборот между организациями при трудоустройстве граждан. Кроме того, электронная трудовая служит защитой от недобросовестных работодателей, затягивающих выдачу книжки при увольнении. С электронным вариантом такой ситуации просто не возникнет. Дополнительный плюс — нет необходимости запрашивать в отделе кадров по своим нуждам выписку из трудовой книжки. Ее можно взять самостоятельно, причем как в электронном виде, так и распечатанной на бумаге.
Не потеряешь ни книжку, ни стаж
Безусловно, многолетняя привычка хранить свои достижения заверенными на бумаге, дабы не стать жертвой халатного отношения сотрудников госучреждений, дают о себе знать. Многим спокойнее, когда они могут физически ощущать документ в руках, наверняка зная, что с ним все в порядке. Однако в жизни есть место разным ситуациям.
Потерять документы можно в результате наводнения, землетрясения, пожара и, как бы это банально ни звучало, при переезде. В итоге восстановление трудовой книжки превращается в бесконечное хождение по инстанциям, тратится уйма времени и нервов. И хорошо, если удастся подтвердить весь стаж, ведь зачастую бывает так, что предприятия давно и след простыл, а вместе с ним и архивных данных. Может случиться, что на предприятии и вовсе не велся учет стажа. Сегодня с этим часто сталкиваются те, кто оформляет документы для выхода на пенсию.
Хранение информации в электронной базе позволит избежать такого сценария. Система устроена так, что каждый работодатель обязан своевременно передавать информацию в ПФР, где формируется полная картина трудового пути граждан. Все можно найти быстро и в одном месте. При этом электронная книжка в принципе исключает возможность ее потерять.
Многие, конечно, сразу возразят: а как же вероятность технических сбоев и потери данных? Однако в Пенсионном фонде уверяют, что базы данных государственного уровня всегда предполагают резервирование информации и высокую степень безопасности. И потом: мы ведь сегодня активно используем базу данных Росреестра об объектах недвижимости, оплачиваем через Госуслуги пошлину и штрафы и при этом вряд ли каждый раз задумываемся: „А вдруг?..“
И бумага еще послужит
По сути, возможность сохранить на руках бумажную трудовую книжку — это прием для плавного перехода к новому формату, который рано или поздно возобладает. Так сказать, для сохранения психологического равновесия в обществе. Электронная база, хотим мы того или нет, все равно уже формируется, и работодатель в любом случае обязан передавать соответствующие отчеты в ПФ, ведя при этом двойной учет. Между тем окончательно списывать со счетов бумажную трудовую книжку еще рано.
Речь идет о случаях, когда человек имеет трудовой стаж за период до 1997 года. Дело в том, что на тот момент не существовало персонифицированного пенсионного учета. Работодатели подавали сведения, не указывая, кто конкретно у них трудится, поэтому в данном случае бумажная трудовая книжка — единственный документ, подтверждающий стаж за этот период. Пенсионный фонд может поднять данные об отчислениях предприятия за конкретного человека только с 1997 года, когда начали выдавать СНИЛСы, поясняют в ведомстве. А значит, даже решив перейти на электронную трудовую книжку, бумажный документ, который отдадут в отделе кадров, нужно хранить.
В материале использована информация Отделения ПФР по Алтайскому краю.
Справка:
Для перехода на электронную трудовую книжку с 2021 года гражданину до конца 2020 года необходимо подать соответствующее заявление в отдел кадров своего работодателя. В дальнейшем кадровые изменения по нему будут фиксироваться только в цифровом виде, а бумажная книжка возвращается на руки и больше не используется. Также можно подать заявление о сохранении бумажной версии документа. Если заявление не предоставлено, сохраняется ведение обоих вариантов книжки, при этом перейти на ведение записей только в электронном виде можно в любое время. Если гражданин трудоустраивается после 1 января 2021 года впервые, бумажную книжку он уже не получит — все записи по нему будут фиксироваться только в электронной базе.
